Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điều chỉnh

Việc cần phải tạohóa đơn điều chỉnhlà cách xử lý khi xuất hiện trường hợp có hóa đơn điện tử có sai sót trong quá trình lập háo đơn ban đầu như ghi sai địa chỉ, ghi sai mã số thuế, ghi sai số lượng,… Sai sót khi xuất hóa đơn là việc khó tránh khỏi của kế toán khi làm việc, nhằm giúp người bán chỉnh sửa các thông tin sai sót trên hóa đơn đúng theo quy định và theo thực tế xảy ra – dưới đây Kế Toán Việt Hưng giúp bạn khắc phục xử lý sai sóthóa đơn điều chỉnh.

1. Quy định về xử lý hóa đơn điều chỉnh có sai sót

Về pháp lý, theoKhoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ quy định xử lý hóa đơn có sai sót như sau:

“2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IAban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai:mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thìcó thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.”

Bên cạnh đó,Công văn số 77225/CTHN-TTHTcũng đề cập vấn đề này như sau:

“Trường hợp Công ty thực hiện lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế thì Công ty có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót theo hướng dẫn tại điểm b Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Trường hợp phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót theo quy định tại Khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính.”

2. Trường hợp công ty chưa thực hiện nộp tờ khai hóa đơn điều chỉnh

Nguyên tắc chung

“Nếu hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và hóa đơn gốc phát sinh khác kỳ kê khai thì phải kê khai điều chỉnh hoặc thay thế vào kỳ thuế có sai sót (kỳ phát sinh hóa đơn sai sót-hóa đơn gốc)”.

2.1 Tại thời điểm lập hóa đơn sai sót điều chỉnh hoặc thay thế Công ty chưa thực hiện nộp tờ khai của kỳ có hóa đơn sai sót thì thực hiện kê khai cả hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và hóa đơn sai sót vào kỳ có hóa đơn sai sót.

TRƯỜNG HỢP 1:Hóa đơn sai sót điều chỉnh cùng kỳ tính thuế chỉ điều chỉnh về nội dung thông tin của hóa đơn gốc (hóa đơn bị sai sót)

Xử lý: Kế toán sẽ kẹp cả hóa đơn gốc (hóa đơn bị sai sót) và hóa đơn điều chỉnh cùng nhau để sau này tiện giải trình với cơ quan thuế. Trên PL 01-1-GTGT và PL 01-2-GTGT phần giá trị và thuế GTGT đều để bằng 0.

VD 1: Hóa đơn GTGT số 00000051 ngày 25/01/2023 điều chỉnh thông tin mặt hàng cho hóa đơn số 00000044 ngày 17/01/2023.

TRƯỜNG HỢP 2:Hóa đơn sai sót điều chỉnh có làm thay đổi số tiền của hóa đơn sai sót

Xử lý: Kế toán sẽ kẹp cả hóa đơn gốc (hóa đơn bị sai sót) và hóa đơn điều chỉnh cùng nhau để sau này tiện giải trình với cơ quan thuế. Trên PL 01-1-GTGT sẽ điều chỉnh tại chỉ tiêu [30], [31], [32], [33] và PL 01-2-GTGT sẽ điều chỉnh tại chỉ tiêu [23], [23a], [24], [24a], [25].

VD 2: Ngày 15/09/2023, Công ty Việt Hưng có xuất hóa đơn điều chỉnh số 00015268 cho hóa đơn số 00011258 ngày 04/09/2023.

Vì hóa đơn gốc số 00015268 ngày 15/09/2023 và hóa đơn điều chỉnh số 00011258 ngày 04/09/2023 cùng kỳ tính thuế tháng 09/2023. Vậy Công ty Việt Hưng sẽ kê khai cả hai hóa đơn này vào kỳ kê khai thuế tháng 09/2023. Hai hóa đơn này sẽ được kê cùng nhau và kẹp cùng nhau để sau này dễ tìm và giải trình.

2. Trường hợp công ty đã thực hiện nộp tờ khai hóa đơn điều chỉnh

TRƯỜNG HỢP 1:Hóa đơn sai sót điều chỉnh khác kỳ tính thuế chỉ điều chỉnh về nội dung thông tin của hóa đơn gốc (hóa đơn bị sai sót)

Xử lý: Kế toán sẽ kẹp cả hóa đơn gốc (hóa đơn bị sai sót) và hóa đơn điều chỉnh cùng nhau để sau này tiện giải trình với cơ quan thuế. Trên PL 01-1-GTGT và PL 01-2-GTGT phần giá trị và thuế GTGT đều để bằng 0.

TRƯỜNG HỢP 2:Hóa đơn sai sót điều chỉnh khác kỳ tính thuế có làm thay đổi số tiền của hóa đơn sai sót.

Xử lý: Kê khai bổ sung hóa đơn sai sót điều chỉnh khác kỳ tính thuế vào kỳ có hóa đơn sai sót. Kẹp hai hóa đơn này vào kỳ sai sót để sau này tiện giải trình

VD 4: Ngày 25/09/2023, Công ty Việt Hưng có xuất hóa đơn điều chỉnh tăng số 00015268 tăng doanh thu 1.000.000 đồng, thuế GTGT đầu ra tăng 100.000 đồng cho hóa đơn số 00011258 ngày 04/08/2023.

TRƯỜNG HỢP 3:: Hóa đơn thay thế khác kỳ tính thuế có làm thay đổi số tiền của hóa đơn sai sót.

Xử lý: Kê khai bổ sung hóa đơn sai sót thay thế khác kỳ tính thuế vào kỳ có hóa đơn sai sót. Kẹp hai hóa đơn này vào kỳ sai sót để sau này tiện giải trình.

KẾT LUẬN: Khai bổ sung đối với hóa đơn sai sót điều chỉnh hoặc thay thế

– Nếu khác kỳ gốc của hóa đơn sai (đã kê khai) thì phải khai bổ sung vào kỳ gốc (kỳ có hóa đơn sai sót)

– Nếu cùng kỳ hóa đơn sai (chưa kê khai) thì:

+ Với hóa đơn điều chỉnh thì khai vào kỳ hiện tải cả 02 hóa đơn sai và hóa đơn điều chỉnh.

+ Với hóa đơn thay thế thì chỉ khai 01 hóa đơn thay thế.